Vorprogrammlängen Prüfung (Neu seit Juni 2025!)

Wir haben bei jedem OA eine individuelle Vorprogrammslänge, die wir nicht überbuchen dürfen, da es sonst zu einer Gutschrift führt.
Um dies zu prüfen, muss bei jeder Planerstellung (bevor das Angebot gezogen wird!) manuell geschaut werden, ob für den betreffenden Zeitraum in den eingeplanten OA Kinos noch Kapazitäten im Vorprogramm existieren.

Was muss getan werden?

• PowerBI Abfrage öffnen: WCD - Open Air Planung – Power BI
• Nur die Pläne berücksichtigen, die im Status "Auftrag/Freigabe" oder "Gebucht" stehen.
• Dann werden Euch die noch verfügbaren Sekunden der Einzelnen OAs auf Wochenebene angezeigt.
• Farblegende: 
  • grün = Sek die noch verfügbar sind je Vorstellung (>0 Sek).
  • rot = Überbuchung (<0 Sek)

• Sollte ein OA im roten Bereich sein (= Vorprogramm ist bereits überbucht) oder grün angezeigt, jedoch die angegebenen "noch verfügbaren Sekunden" kleiner als die gebriefte Spotlänge sein, so müsste dieses komplett rausgenommen oder in den betreffenden Wochen ausgeschlossen werden.
• Unten rechts kann auf die gebriefte Sekundenlänge vorgefiltert werden, so dass nur noch die OAs angezeigt werden, die weniger Sekunden im Vorprogramm verfügbar haben (Achtung: Hierbei spielt die Farbe keine Rolle. Grün zeigt nur an, dass mehr als 0 Sek zur Verfügung stehen).

  

• Diese Prüfung muss sowohl bei Angebotserstellung sowie auch wenn der Plan eigebucht/beauftragt wird erfolgen. 
• Wenn bei Auftragserteilung ein OA im roten Bereich ist, oder die Spotlänge die gebucht wurde nicht mehr reinpasst (Stichwort: First come, first serve), so müssen wir die Veranstaltung/KW ausschließen, wodurch sich das eingebuchte Volumen (€) reduziert. In diesem Fall muss diese Info an den Sales (die Agentur/den Kunden), bestenfalls direkt mit einem Lösungsvorschlag zum reinvestieren des freiwerdenden Budgets. 

Was passiert wenn wir über buchen?

• Bei einer Überbuchung des Vorprogramms entscheidet sonst das Inventory willkürlich, welcher Spot rausgenommen wird, um das Vorprogramm auf die erlaubte Länge runter zu kürzen.
• In diesem Fall gibt es keine Meldung vom System an uns, so dass wir direkt das "verloren gehende" Budget anders einsetzen könnten. Dies ist für uns erst dann für uns ersichtlich, sobald die Endrechnung mit einer Gutschrift ausgestellt wird (wie bei Ausfällen von Veranstaltungstagen).