Open Air

• Key Facts
• Planungsvorbereitung
• Datenermittlung und Datenerfassung
• Kreuzchenplan
• Branchenausschluß
• Veranstaltungen nur Regional / nur National buchbar
• SommerNachtsFilmFestival 2024 (Info für 2025 folgt!)
• Angebotserstellung
• Buchungsvorlage und Buchungsperiode
• Frühbucherrabatt - NEU 2025
• Konditionen z. T. NEU
• Kontakte ein/ausblenden - NEU 2025 - Wording
• Bemerkung zu Änderungen
• Belegungsübersicht
• Budget-Anpassung
• Processing Fee
• Top Veranstaltungen 2025
• Wording Open Air bzgl. TOP (Super8) Standorte
• Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung
• Ausschlüsse nach Duplizieren manuell aktualisieren
• Forecast
• Keine kontaktbasierten Pläne als Basis nehmen
• Präsentation
• Fotos und Belegbilder
• Allgemeines
• News 2023 - Olympiasee München
• WICHTIG - Open-Air
• Abwicklung
• Auftragsbestätigung
• Änderungen im laufenden Plan
• Premiumplatzierungen

Key Facts

• Open-Air beinhaltet eine Buchung einzelner Veranstaltungen.  Die Mindestbelegung ist eine Veranstaltung für eine Woche.
  
  
• Die Laufzeit der Veranstaltungen ist teilweise keine volle Woche, sondern nur 2-3 Tage / Woche. In DuDiKi ist dennoch eine Woche auszuwählen, abgerechnet werden aber selbstverständlich nur die Tage der Ausstrahlung. 
  
  
• Die Ausstrahlung findet bei Einbruch der Dunkelheit statt. Also ab ca. 21/22h.
  Ausnahme in 2024 (für 2025 noch nicht im Portfolio): 251700 OA Kino am Königsplatz. Dieses hat dieses Jahr 2 Leinwände: 1x Hauptleinwand (Saalnr. 251701) und 1x Minileinwand (Saalnr. 251702) auf der nur Family Filme und tagsüber gespielt wird. Diesen Saal nicht belegen bei Glücksspiel+Alkohol
  
  
• Das Programm wechselt meist täglich die Filme. Die Filme reichen von Klassikern bis hin zu neuen Blockbustern.
  Wir erhalten noch keine Info, welche Filme ausgestrahlt werden. Daher ist eine film-/genrebezogene Einschaltung nicht national möglich und umsetzbar! In einzelnen Fällen kann jedoch eine Info bei den Veranstaltern platziert werden, wenn es einen expliziten Genre Ausschluss gibt (wurde 2023 bei einem Kunden für "kriegsbezogene Filme" gemacht). 
  
  
• Die Buchungsschiene ist "Open Air" (ähnlich wie Calendar Focus) und somit nicht kontaktbasiert. Es werden keine Kassendaten gesendet, so dass auch keine Möglichkeit besteht die erreichten Kontakte zu kommunizieren. In den Angeboten erhalten Kunden eine grobe Einschätzung der Kontaktzahl - wie beim Calendar Focus.
  
  
• 2025:
  
  • Start der Saison: KW18 // Ende der Saison: KW38
  • Bislang liegt kein Vertrag mit Super8 vor und die meisten der TOP Veranstaltungen, werden direkt vermarktet – es muss also auch dieses Jahr kein "werbefrei" Haken gesetzt werden.
  • OA in der Schweiz: CH vermarktet nur wenige kleine OA, die sie jedoch nur an lokale Kunden verkaufen und nicht an internationale.
    
  • OA in Österreich: Open Air Kinos werden in Österreich aufgrund der schlechten bzw nicht vorhandenen Datenlage zu Besucherzahlen nicht von Weischer vermarktet.

Planungsvorbereitung

Datenermittlung und Datenerfassung

Am Anfang eines Jahres erhält unser Vertragsdepartement nach und nach die Veranstaltungen, Laufzeiten, Preise der Open-Air Kinos des Jahres. 

Die Betreiber splitten sich unter Weischer und Schlemm auf und all diese Veranstaltungen sind über die DuDiKi App plan- und buchbar, sobald die Preise, Laufzeiten und Veranstaltungen eingepflegt sind.

Die Datenpflege läuft über Raquel Neumann, die alle Informationen pro Veranstaltung im CRM einpflegt.

Generell ist dieser Planungsprozess in der Regel bis Ende März abgeschlossen und wir können verbindlich Angebote für die kommende Saison erstellen.

Es kommen dennoch auch in den Folgewochen weitere Veranstaltungen hinzu, die dann entsprechend ergänzt werden. Claudia+Sam erhalten entsprechend die Updates von Schlemm oder Alex Lepper/Sylvia Schmidt (Vertragsdepartement) gemeldet und pflegen diese auch jeweils in den Kreuzchenplänen ein (s. unter Kreuzchenplan).  

Kreuzchenplan

Jede Veranstaltung hat eine unterschiedliche Laufzeit. Im Angebot steht jedoch jeweils die komplette Woche - was fehlerhaft ist. Lediglich im Kundenportal ist die genaue Laufzeit pro Veranstaltung dann sichtbar. Für die Kunden ist jedoch vor Buchung wichtig zu wissen wann welche Veranstaltung onair ist. 

Für geschlossene Tage/Zeiträume werden automatisch Ausschlüsse gesetzt. Hier muss also nichts von uns unternommen werden. In den Planzahlen finden daher auch nur die Wochen(-preise) Berücksichtigung, die tatsächlich VA-Tage haben. 

Der aus den vergangenen Jahres existierende Gesamt-Kreuzchenplan lässt sich leider seit 2025 nicht mehr aktualisieren.
Daher haben wir eine vorläufige Zwischenlösung hier abgelegt: 
\\intern.weischer.net\data\Business\WW\Deutschland\2025\Allgemeines\04_Open Air 2025

Diese wird jeden Freitag von Sam aktualisiert. 
Wie diese aktualisiert wird, steht in der ebenfalls dort abliegenden PPT. 

• • WCP-Kreuzchenplan mit den Veranstaltungen, die über Weischer.Cinema Partners vermarktet werden:
  • W:\WW\Deutschland\2025\Allgemeines\04_Open Air 2025\Kreuzchenplan\WCP
    Hier können Infos zu den jeweiligen Branchenausschlüssen oder Rabattobergrenzen je Veranstaltung entnommen werden.
    
  • Schlemm-Kreuzchenplan mit den Veranstaltungen, die über Schlemm vermarktet werden: 
    • W:\WW\Deutschland\2025\Allgemeines\04_Open Air 2025\Kreuzchenplan\Schlemm
      Hier können Infos zu den jeweiligen Branchenausschlüssen entnommen werden. Rabatte, die über 15% AE und 2% Skonto hinaus gehen, müssen über Sam+Claudia angefragt werden. Hierfür eine Mail mit Angebot + Schlemm-Veranstaltungen die belegt werden sollen senden. 
      

Branchenausschluß

Es gibt diverse Branchenausschlüsse einzelner Veranstaltungen. Gründe sind u.a. abgelehnte Branchen (kein Streaming, Alkohol...) oder spezielle Sponsorings (z.B. das OA Alltours in Düsseldorf, schließt weitere Touristik Kunden aus).

Eigentlich sind die Ausschlüsse im System gepflegt. Sicherheitshalber aber bitte nochmal in den beiden Kreuzchenplänen abgleichen! (Status 26.03. Claudia)

Die Branchenausschlüsse sind in den 2 separten Kreuzchenplänen von Schlemm und W.CP einzusehen (sh. Kreuzchenplan).
Streaming wird, wie auch bei klassischer Leinwandplanung, automatisch durch die Hinterlegung der Branche im Plan ausgeschlossen. Dennoch gerne auch hier immer zur Sicherheit einmal gegenchecken, ob wirklich alle raus sind.

ACHTUNG:
In den Kreuzchenplänen steht mal "Bier" und mal "Alkohol" als auszuschließende Branchen drin.
Wenn es sich um einen Alkohol/Bier Kunden handelt nach beiden filtern und alle ausschließen.

Info für 2024 (Info für 2025 folgt!!!): 
251700 OA Kino am Königsplatz. Dieses hat dieses Jahr 2 Leinwände: 1x Hauptleinwand (Saalnr. 251701) und 1x Minileinwand (Saalnr. 251702) auf der nur Family Filme und tagsüber gespielt wird. Die Minileinwand nicht bei Glücksspiel oder Alkohol Kunden belegen und unter Säle aus der Auswahl nehmen. 

Veranstaltungen nur Regional / nur National buchbar

In 2025 dürfen Stand 27.03. alle Veranstaltungen National gebucht werden.

Wo Veranstaltungen nicht regional (KwD) gebucht werden dürfen, findet ihr heraus in dem Ihr in Dudiki unter "Center" in der Spalte "Vertragsinhaber regional" nach denen filtert, die keine Daten hinterlegt haben. Leeres Feld = darf nicht belegt werden. 

SommerNachtsFilmFestival 2024 (Info für 2025 folgt!)

Für 2025 gibt es hierzu noch keine Info!

wir haben in diesem Jahr das SNFF direkt unter Vertrag. 

Das SNFF spielt in der Zeit vom 31.07 - 24.08.24 in den folgenden 9 Standorten:

• Nürnberg           DESI                                     à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 861200
• Nürnberg           Tiergarten                          à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 770600
• Nürnberg           Marienbergpark              à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 861300
• Nürnberg           Pellahaus                          à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 778200
• Nürnberg           Tucherschloss                à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 860500
• Fürth                    Freilichtbühne                à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 804200
• Schwabach       altes Gymnasium          à läuft bei uns bereits als eigene OA-VA von Schlemm mit der Nr 866600
• Im Wechsel:     Fürth Museumseisenbahn & Nürnberg Kongresshalle               à haben wir beides nicht als eigene OA-VA im System

 Das SNFF wird als eine eigenständige OA Veranstaltung mit einer FFA-Nummer im System angelegt.

Diese kann somit auch nur als Gesamtveranstaltung gebucht werden kann und es können keine einzelnen VA abgewählt werden.

Sollten nur einzelne Veranstaltungen gewünscht werden, müssen wir sie wie bislang auch einzeln (oben gelb markierte OA) über Schlemm einbuchen - was am Ende durch Schlemms Aufschläge teurer ausfällt, als die Gesamte SNFF! 

 WICHTIG:

Wenn das SNFF ausgewählt wird, dürfen die oben gelb markierten Veranstaltungen NICHT mit in dem Plan angewählt sein, da wir sonst die Veranstaltungen doppelt einbuchen.

 

Angebotserstellung

Buchungsvorlage und Buchungsperiode

Die Buchungsvorlage für Open-Air ist "Open-Air".
Automatisch werden dann die Orte/Veranstaltungen, die in dem ausgewählten Zeitraum stattfinden, angezeigt.

Buchungsperiode ist Calendar Focus. Heißt, auch wenn die Veranstaltungen z.T. lediglich an 2-4 Tagen/Woche stattfinden, so bleibt es bei einer Wochenbuchung. Der Kunde zahlt natürlich nur die Veranstaltungstage!

Alle OpenAir Veranstaltungen sind "Weekly" Kinos und können daher nicht auf Tagesebene gebucht/ausgeschlossen werden.

Frühbucherrabatt - NEU 2025

Wir haben uns an EDGAR Angeboten orientiert und übernehmen den Frühbucherrabatt in Höhe von 25% (inkl. AE).

• Dieses Angebot gilt bei Buchung bis 30.04. 
• Der Rabatt gilt als Gesamtrabatt und beinhaltet bereits die AE! 
• In den Angeboten bitte vermerken: Der Frühbucherrabatt gilt bei Auftragserteilung bis zum 30.04.2025.
• Sollte von der Agentur gewünscht sein, die AE gesondert auszuweisen bitte bei Rabatt1 11,764705882353% eintragen + 15% AE (kummuliert = 25% Rabatt)

Konditionen z. T. NEU

15% AE: 
Es gilt die Vereinbarung mit Schlemm und W.CP, dass wir für Agenturen 15% AE gewähren.
Bei Agenturen, bei denen ein Commitment besteht, die AE als Cash-Rabatt auszuweisen, ist dies ebenfalls in Ordnung und muss nicht abgestimmt werden.

2% Skonto:
Obliegt immer uns und ist im Endeffekt eine buchhalterische Sache, ob der Kunde fristgerecht zahlt.

Weitere Cash-Rabatte: 
Bei W.CP können die Rabattobergrenzen, sofern eine besteht, aus dem W.CP-Kreuzchenplan (sh. Kreuzchenplan) entnommen werden. 

Bei Schlemm haben wir für alle Veranstaltungen in 2025 eine Rabattobergrenze von 18% zzgl. AE vereinbart.

 
Alle Rabatthöhen darüber hinaus müssen von Claudia+Sam je Angebot neu verhandelt und angefragt werden. 
Hierfür bitte vor Versendung der Angebote bitte eine Mail an Claudia+Sam mit folgenden Infos:

• Angebotsentwurf (inkl. gewünschten Rabatten, Zeitraum, Spotlänge)
• Schlemm-Veranstaltungsliste als offene XLS (Centerauswahl >> "Vertragspartner" >> "Schlemm")
  

  

   

• Bei WCP-Veranstaltungen einfach in einer Mail auflisten (das sind nur überschaubare Mengen an OAs, die eine Grenze haben)

Frühbucher-Rabatt 2025:
Edgar ging dieses Jahr sehr früh mit ihren Angeboten an den Start und hat in allen einen "Frühbucherrabatt" i.H.v. 25% (inkl. AE) ausgewiesen. Das können wir so ebenfalls mit anbieten! Sh. Frühbucherrabatt

Kontakte ein/ausblenden - NEU 2025 - Wording

Es ist ab sofort möglich Angebote MIT Und OHNE Kontakte zu erstellen.

Bei Neukunden raten wir dazu, Kontakte nicht mit aufzuzeigen, da sie im System schlichtweg falsch hinterlegt sind.

Bei Kunden, die immer Kontakte erhalten haben, wird es schwierig diese einfach wegzulassen.

Bei anderen Kunden kann es hilfreich sein, sie ab 2025 wegzulassen und mit einem Wording per mail zu informieren. 

Wir haben ein "weiches" Wording zur Open-AIr Buchungsschiene erstellt und dies ist abgestimmt und kann verwendet werden: 

Hallo XXX,

 bei Open-Air Kampagnen handelt es sich um event-bezogene Kampagnen. Unsere Berechnung für Open-Air Kampagnen basiert auf der Laufzeit und nicht auf Kontaktbasis.

 Die Preise, die Anzahl der Sitzplätze und auch die Anzahl der Vorstellungen pro Woche ist pro Veranstaltung individuell unterschiedlich.

Somit ist auch die Besuchererwartung sehr unterschiedlich pro Veranstaltung.

Es gibt kostenfreie Veranstaltungen, die keine Ticket-Verkäufe und auch keine festen Sitzplätze haben. Weiterhin erhalten wir von den Veranstaltern keine Expost-Auswertung über die Besucherzahlen.

Aus diesem Grund ist auch keine Kontakt-Auswertung für die Open-Air Kampagnen möglich.  

 Jedoch können wir versichern, dass wir bei einem Ausfall einer Veranstaltung (z.B. durch starke Regenfälle) diese Veranstaltung nicht berechnen.

Sollte es kurzfristig zu Verschiebungen der Zeiträume kommen, informieren wir Sie, so dass wir im Vorfeld noch reagieren können. Sollte die Verschiebung mit den Kampagnenvorgaben nicht konform sein, besteht hier die Möglichkeit einer Gutschrift.

 Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.

 XXX

 

Bemerkung zu Änderungen

Da sich bei Open Air immer viel und schnell ändern kann hinsichtlich Verschiebungen oder Ausfällen von Veranstaltungstagen, nehmen wir auf jedem Angebot + Auftragsbestätigung die Bemerkung mit auf

"Angaben unter Vorbehalt. Änderungen der Veranstaltungen sowie Zeiträume sind möglich."

(eng.: Information subject to change. Modifications to events and schedules are possible.)

Belegungsübersicht

Die tatsächliche Laufzeit pro Veranstaltung ist bei Angebotserstellung nicht sichtbar. Es ist lediglich ein Gesamt-Zeitraum auszuwählen. Der Kunde sieht auf dem Angebot jedoch nicht, in wie vielen Veranstaltungen in welchen Wochen er onair wäre.

In 2025 gibt es nicht den gewohnten Kreuzchenplan und auch über das neue Kundenportal wird es nicht so wie im letzten Jahr (2024) noch mit dem alten abgebildet werden können.

Ab 2025 haben wir die Funktion uns die Kreuzchenpläne für extern über PowerBI zu ziehen: WCD - Open Air Planung – Power BI 
Diese Funktion geht nur bei Plänen ab Angebotsstatus und erst am Folgetag nach Ziehung des Angebots. 

Budget-Anpassung

Sollte der Kunde ein Briefing-Budget haben, welches für das passende Angebot zu niedrig ist, gibt es 2 Möglichkeiten: 

1. In der Center-Übersicht in der Spaltenübersicht die IVW mit hinzuwählen und anhand dieser ggf. in einem Ort eine von mehrere Veranstaltungen herauslöschen. Hohe IVW = teure Veranstaltung / Niedrigere IVW = günstigere Veranstaltung. 

In diesem Fall sollte man nun nicht alle der Top-Veranstaltungen herauslöschen, aber ggf. z.B. in Berlin einmal schauen ob man wirklich alle 9 Veranstaltungen auswählen muss.....

2. über "Ausschlüsse" einzelne Wochen einzelner Veranstaltungen auszudünnen, um das Budget entsprechend anzupassen.

3. über Saalkosten-Übersicht (sh. Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung)

Processing Fee

Analog zum Screen Focus bitte die Schwelle für die kostenfreie PF bei 100 T€ Volumen ansetzen.

Bei paralleler klassischer Kampagne bitte beide Angebote zusammenfassen und ein PF Angebot erstellen bzw. bei entsprechend hohem Volumen die PF als kostenfrei integrieren. 

Vorab klären, ob im klassischen und Open-Air Bereich der gleiche Spot zum Einsatz kommt. 

Top Veranstaltungen 2025

Es gibt einige Top-Veranstaltungen im Open-Air Bereich.

Dabei handelt es sich um besucherstarke Veranstaltungs-Magneten, die immer gut besucht sind und auch bei Kunden/Agenturen häufig angesagt sind!

Neu definierte Top 10 Veranstaltungen in Abstimmung mit Holger und WCP.

Super 8 gibt es aktuell noch keine Info und somit auch nicht zu den Filmnächten in Dresden (DER Top 1 Veranstaltung)

Gelb markierte Orte und Veranstaltungen sind Schlemm Veranstaltungen. Bzgl. Stuttgart gibt es gerade noch Unstimmigkeiten, wäre aber in jedem Fall eine der Top Veranstaltungen mit dem Mercedes Benz Museum und sollte - sobald planbar - in einem Briefing für die Top Veranstaltungen nicht fehlen. (Status 26.03. Claudia)

Berlin – Friedrichshain - WCP

Berlin – Kreuzberg - WCP

Berlin – Rehberge – WCP

München – Kino Mond & Sterne – WCP

Düsseldorf – Alltours – WCP

Hamburg – Sternschanzenpark (3 Leinwände neu 2025) - WCP 

Frankfurt – Freiluftkino – WCP

Köln – Naturstrom ist unsere Empfehlung (hat höhere IVW und mehr durchschnittliche Sitzplätze als Cinenova) – Schlemm

Stuttgart – Mercedes Benz Museum (Ist bei Schlemm bereits im Kreuzchenplan, aber bei uns noch nicht im System - @Alexandra Lepper: könntest Du das bitte prüfen? – Schlemm

Duisburg – Landschaftspark – Schlemm

 

Zum reinkopieren in Dudiki:

747000
147000
831300
279800
287500
375900
365800
283000
252900
716000

ALT

2024 haben wir diverse dieser Veranstaltungen bei uns in petto und können diese über Weischer oder Schlemm - also auf jeden Fall aus einem Guß der DuDiKiApp anbieten. Es ist nicht mehr notwendig "werbefrei" für die Hinzunahme der Super8/Top Standorte, da wir fast alle direkt dieses Jahr unter Vertrag haben. 

Top 10 Veranstaltungen:

1. Dresden, Filmnächte – weiterhin bei Super 8 – aktuell nicht buchbar
2. Düsseldorf, Alltours – über WCP
3. Dortmund, Seebühne Westfalenpark – Info folgt
4. Berlin, Friedrichshain – WCP – über DuDiKi plan- und buchbar
5. Berlin, Rehberge – WCP – über DuDiKi plan- und buchbar
6. Hamburg, Sternschanzenpark – über DuDiKi plan- und buchbar
7. München, Kino Mond & Sterne – über DuDiKi plan- und buchbar
8. Duisburg, Stadtwerke – über DuDiKi plan- und buchbar
9. Berlin, Kreuzberg, über DuDiKi plan- und buchbar
10. Chemnitz, Filmnächte – weiterhin bei Super 8 – aktuell nicht buchbar
    

Wording Open Air bzgl. TOP (Super8) Standorte

Wie schon im vergangenen Jahr (2024) haben wir keinen direkten Zugriff auf Super 8 Veranstaltungen.

Wir haben für uns einen definierten Top 10 Kinopark und dieser ist aktuell in der Abstimmung zwischen Claudia, Sam, WCP und Holger.

STatus: 25.03. 

Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung

Vereinzelt wünschen sich Kunden/Agenturen eine Übersicht der Kosten je Veranstaltung und/oder Woche. 

Wenn Ihr einen Plan angelegt und den CPV berechnet habt, dann könnt Ihr unter "Planzahlen" und den Button "Saalkosten" Euch eine Excel ziehen. Diese Excel muss dann als Pivot aufbereitet werden:

• • In der Excelliste auf "Einfügen >> PivotTable" klicken.
  • Es öffnet sich ein kleines neues Fenster, in dem der Bereich automatisch definiert wird - hier muss nichts ausgefüllt werden sondern nur auf OK geklickt werden.

    

  • Es öffnet sich ein neues Arbeitsblatt, wo im rechten Bereich "PivotTable Felder" nun die Pivot erstellt wird. Hier zieht Ihr Euch "Woche" in "Spalten", "Ort" + "Centernummer" + "Saalname" in "Zeilen" und "Brutto1" in "Werte".
    

    

  • Damit Euch die Bruttowerte als "€"-Werte angezeigt werden, müsst Ihr die entsprechenden Zellen markieren und in das Buchhaltungsformat umformatieren. 
  • Dann könnt Ihr unter "Entwurf"
    • die "Teilergebnisse" nicht anzeigen lassen - WENN den Kunden die Gesamtkosten pro Ort nicht interessieren
    • die "Gesamtergebnisse" nur für Spalten/Zeilen anzeigen lassen - WENN den Kunden die Gesamtkosten pro Veranstaltung oder pro Woche nicht interessieren
    • das "Berichtslayout" im "Tabellenformat" anzeigen lassen - so ist es etwas übersichtlicher dargestellt.

• • Am Ende sieht die Tabelle dann wie folgt aus:

    

Ausschlüsse nach Duplizieren manuell aktualisieren

Beim duplizieren von Open Air Plänen (z.B. im Rahmen von Re-Briefs) müssen die Ausschlüsse manuell aktualisiert werden, damit immer die aktuellen Öffnungs- und Schließzeiten der jeweiligen Veranstaltungen greifen.

Hintergrund:
Die Ausschlüsse ziehen sich beim Erstellen von OA-Plänen immer von allein, da es sich um die Tage handelt, an denen die jeweiligen Veranstaltungen geschlossen sind.
Leider übernimmt Dudiki beim Duplizieren eines alten Plans die Ausschlussinfos 1zu1 aus dem alten Plan + ergänzt um neue Infos. 
Somit sind zum Teil veraltete Schließungstage enthalten, an denen zwischenzeitlich die Veranstaltung doch einen Spieltag gemeldet und somit geöffnet hat.

Fazit: es geht uns wertvolles Budget flöten!

 Daher bitte immer wie folgt vorgehen:

• Plan duplizieren, Anpassungen vornehmen, Plan speichern
• Ausschlüsse komplett rauslöschen, Plan speichern (à dabei ziehen sich die aktuellen Schließ-Infos automatisch und es sind nur noch die aktuellen Schließungstage enthalten)

Forecast

Wir bitten Euch den Forecast für Open-Air Angebote mit zu pflegen.

Bitte sendet Eure Angebote immer auch an Sam und Claudia und tragt Eure Angebote bitte hier in die Datei "Forecast OA 2025" mit ein:

W:\WW\Deutschland\2025\Allgemeines\04_Open Air 2025

 

Wichtig ist für uns die Spalte "K" mit Bemerkungen. Wenn es z.B. ein Vergleichsangebot von EDGAR gab oder die Planung abgesagt wurde mit Begründung oder oder oder.

Georg kann uns zwar den Angebotsstatus ziehen, aber nicht die Begründungen / Bemerkungen, die Ihr von Kunde/Agentur/Tandem-Partnerin erhaltet.

DANKE!

 

Keine kontaktbasierten Pläne als Basis nehmen

Wenn ein OA Angebot ergänzend zu einem kontaktbasierten klassischen Plan erstellt werden soll, bitte den kontaktbasierten Plan nicht duplizieren und auf OA umschreiben.
Hier passieren sonst immer systemseitig die verrücktesten Bugs (Übernahme von Filmauswahl...).

 

Präsentation

Fotos und Belegbilder

Falls ihr tolle Open-AIr Fotos benötigt, die nicht in der Präsentation zu finden sind, so findet Ihr diese im 2024 Ordner.

Zum Einen Belegbilder sortiert nach Kampagnen sowie Fotos von OA Veranstaltungen:

 

W:\WW\Deutschland\2024\Allgemeines\04_Open-Air 2024

Allgemeines

Open-Air in Österreich und der Schweiz

falls Ihr einmal eine Anfrage für ein DACH-Angebot im Open-Air Segment habt – so können wir Österreich und die Schweiz in 2024  leider nicht mit anbieten.

In der Schweiz gibt es nur wenige Standorte, die lokalen schweizer Kunden vorbehalten sind in diesem Jahr.

In Österreich kümmern sich die Betreiber selbst um die Einschaltungen. Der Aufwand steht in Österreich nicht für den leider sehr überschaubaren Umsatz der letzten Jahre.

Endreporting Für OpenAir?

Wir haben keine Reportings aller Open-Air Veranstaltungen. Wir berechnen nicht nach Kontakten und z. T. werden keine Tickets verkauft und der Einlass ist frei, so dass keine Reporting-Möglichkeit besteht.

Z.T. haben wir von einzelnen Betreibern am Ende der Saison ein selbst erstelltes Reporting erhalten und man konnte sehen, ob die Saison gut war oder eher nicht.

Aber ein Reporting auf nationaler Ebene liegt nicht vor bzw. ist auch nicht erstellbar.

News 2023 - Olympiasee München

WICHTIG - Open-Air

Abwicklung

Auftragsbestätigung

ABs werden ganz normal mit Logindaten versendet. 
Bitte nach Versendung die Mail an Claudia+Sam weiterleiten, damit sie den Forecast pflegen können

Änderungen im laufenden Plan

• Sollte es während einer gebuchten Kampagne zu Änderungen im Auftrag kommen, z.B. weitere Säle mit auswählen oder weitere Veranstaltungen mit hinzugenommen sollen - muss ein neuer Plan angelegt und freigegeben werden. Es kann bei fixen Plänen ab "Angebot" Status nicht mehr händisch verändert werden!
  
  
• Nachdem eine OA Kampagne gebucht wurde, kommt es immer wieder zu Terminverschiebungen oder ganzen Ausfällen von Veranstaltungen (z.B. aufgrund schlechten Wetters).
  • Wenn wir frühzeitig Infos zu Änderungen/Ausfälle vorliegen haben und im System angepasst wurden, dann haben diese auch einen Einfluss auf beauftragte/gebuchte Pläne. Heißt es ändern sich automatisch die Werte in Dudiki (rechte Seite). Was sich hier geändert hat sollte in diesen Fällen unter "Stammdatenänderungen" hinterlegt sein.
    
    
  • Sollten Änderungen oder Ausfälle kurzfristig oder erst nachträglich gemeldet werden - z.B. weil das Wetter zu schlecht war - so finden sich diese Änderungen/Ausfallinfos auf der 2. Seite der Endabrechnung nach Abschluss der Kampagne wieder. 
    
    
  • Daher ist es wichtig, dass sobald die Kampagne durch ist, eine neue AB zu ziehen und dem Sales/Kunden zu schicken, da hierauf die Abrechnungen basieren und der Kunde die Rechnungen nachvollziehen kann. 
    
    
    

Premiumplatzierungen

Wir können Kunden/Agenturen sagen, dass wir versuchen eine der letzten 3 Platzierungen vor dem Hauptfilm zu buchen. Bitte aber nur bei Nachfrage zu einer Sonderplatzierung.

Dies ist ohne Garantie und damit auch ohne Aufschlag möglich.

Bei festen Sponsoren von Veranstaltungen, ist immer der Haupt-Sponsor Presenter. Damit blieben nur noch 2 Premium-Platzierungen übrig.

Wer da "gewinnt" entscheidet der Veranstalter.

 

(26.03. Claudia)