# Angebotserstellung
Die Angebote werden in der Buchungsvorlage "Open-Air" und als Cinema Week erstellt. **Bei jedem Angebotsversand werden Claudia+Sam in CC genommen um den Forecast zu pflegen.**
# Buchungsvorlage und Buchungsperiode
Die Buchungsvorlage für Open-Air ist "Open-Air".
Automatisch werden dann die Orte/Veranstaltungen, die in dem ausgewählten Zeitraum stattfinden, angezeigt.
Buchungsperiode ist Calendar Focus. Heißt, auch wenn die Veranstaltungen z.T. lediglich an 2-4 Tagen/Woche stattfinden, so bleibt es bei einer Wochenbuchung. Der Kunde zahlt natürlich nur die Veranstaltungstage!
Alle OpenAir Veranstaltungen sind "Weekly" Kinos und können daher nicht auf Tagesebene gebucht/ausgeschlossen werden.
# Kontakte + CPV ein/ausblenden + Wording
Es ist ab sofort möglich Angebote MIT Und OHNE Kontakte zu erstellen.
Wir erstellen **ab Mai 2025** die Angebote nur noch OHNE die Kontakte sowie den CPV einzublenden.
Stattdessen geben wir nun einen Kontaktkorridor an. [Sh. Kontaktkorridor (ab Mai 2025)](https://weischer-library.net/books/open-air/page/kontaktkorridor-ab-mai-2025 "Kontaktkorridor (ab Mai 2025)")
Wir haben ein "weiches" Wording zur Open-AIr Buchungsschiene erstellt und dies ist abgestimmt und kann verwendet werden:
Hallo XXX,
bei Open-Air Kampagnen handelt es sich um event-bezogene Kampagnen. Unsere Berechnung für Open-Air Kampagnen basiert auf der Laufzeit und nicht auf Kontaktbasis.
Die Preise, die Anzahl der Sitzplätze und auch die Anzahl der Vorstellungen pro Woche ist pro Veranstaltung individuell unterschiedlich.
Somit ist auch die Besuchererwartung sehr unterschiedlich pro Veranstaltung.
Es gibt kostenfreie Veranstaltungen, die keine Ticket-Verkäufe und auch keine festen Sitzplätze haben. Weiterhin erhalten wir von den Veranstaltern keine Expost-Auswertung über die Besucherzahlen.
Aus diesem Grund ist auch keine Kontakt-Auswertung für die Open-Air Kampagnen möglich.
Jedoch können wir versichern, dass wir bei einem Ausfall einer Veranstaltung (z.B. durch starke Regenfälle) diese Veranstaltung nicht berechnen.
Sollte es kurzfristig zu Verschiebungen der Zeiträume kommen, informieren wir Sie, so dass wir im Vorfeld noch reagieren können. Sollte die Verschiebung mit den Kampagnenvorgaben nicht konform sein, besteht hier die Möglichkeit einer Gutschrift.
Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.
XXX
# Konditionen z. T. NEU
**15% AE:**
Es gilt die Vereinbarung mit Schlemm und W.CP, dass wir für Agenturen 15% AE gewähren.
Bei Agenturen, bei denen ein Commitment besteht, die AE als Cash-Rabatt auszuweisen, ist dies ebenfalls in Ordnung und muss nicht abgestimmt werden.
**2% Skonto**:
Obliegt immer uns und ist im Endeffekt eine buchhalterische Sache, ob der Kunde fristgerecht zahlt.
**Weitere Cash-Rabatte: ** Bei W.CP können die Rabattobergrenzen, sofern eine besteht, aus dem W.CP-Kreuzchenplan [(sh. Kreuzchenplan)](https://weischer-library.net/books/open-air/page/kreuzchenplan) entnommen werden.
Bei Schlemm haben wir für alle Veranstaltungen in 2026 eine Rabattobergrenze von 10% zzgl. AE vereinbart.
Alle Rabatthöhen darüber hinaus müssen von Claudia+Sam je Angebot neu verhandelt und angefragt werden.
Hierfür bitte vor Versendung der Angebote bitte eine Mail an Claudia+Sam mit folgenden Infos:
- Angebotsentwurf (inkl. gewünschten Rabatten, Zeitraum, Spotlänge)
- Schlemm-Veranstaltungsliste als offene XLS (Centerauswahl >> "Vertragspartner" >> "Schlemm")
[](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2024-07/mXUUSGPfHluX2l23-image.png)
- Bei WCP-Veranstaltungen einfach in einer Mail auflisten (das sind nur überschaubare Mengen an OAs, die eine Grenze haben)
**Frühbucher-Rabatt 2026:**
Edgar ging dieses Jahr sehr früh mit ihren Angeboten an den Start und hat in allen einen "Frühbucherrabatt" i.H.v. 15% (zzgl. AE) ausgewiesen. Das können wir so ebenfalls mit anbieten! [Sh. Frühbucherrabatt](https://weischer-library.net/books/open-air/page/fruhbucherrabatt-neu-2025 "Sh. Frühbucherrabatt")
# Bemerkung zu Änderungen
Da sich bei Open Air immer viel und schnell ändern kann hinsichtlich Verschiebungen oder Ausfällen von Veranstaltungstagen, nehmen wir auf jedem Angebot + Auftragsbestätigung die Bemerkung mit auf
"Angaben unter Vorbehalt. Änderungen der Veranstaltungen sowie Zeiträume sind möglich."
(eng.: Information subject to change. Modifications to events and schedules are possible.)
#### Stand 22.01.2026
Es sind aktuell die Veranstaltungsdaten aus 2025 eins zu eins auf 2026 im System umgemünzt worden, damit wir auf den Angeboten im Zeitraum auch das 2026er Datum drin stehen haben. Die Öffnungs- und Schließtage sowie die Preise sind nicht auf Basis der tatsächlichen 2026-Werte.
Daher bitte unbedingt in jedes Angebot folgenden Zusatz:
**Veranstaltungsdaten und Preise auf Basis von 2025. Die Daten der Open-Air Saison 2026 stehen in Kürze zur Verfügung. Eine Aktualisierung des Angebots folgt.**
# Veranstaltungen vor 18 Uhr (wichtig für Alkohol + Glücksspiel)
Die Ausstrahlung findet bei fast allen Open Air Veranstaltungen mit Einbruch der Dunkelheit statt.
Ausnahmen in 2026:
- - Tag24 Vorstellungen
- 385900 OA Kino am Olympiasee in München
- 865400 OA Ostseekino in Dranske
- 251700 OA Kinoliebe Summer Festival in München. Dieses hat 2 Leinwände: 1x Hauptleinwand (Saalnr. 251701) und 1x kleine Leinwand (Saalnr. 251702) auf der nur Family Filme und tagsüber gespielt wird.
Diese Veranstaltungen bzw. beim Summer Festival nur die kleine Leinwand/Saal nicht belegen, wenn es sich um Glücksspiel oder Alkohol Kunden handelt. Wenn sich ein Kunde dieser beiden Branchen eines der obenstehenden Veranstaltungen explizit wünscht, kommt bitte auf Claudia und Sam zu, damit sie diese bei WCP/Schlemm anfragen können.
# Frühbucherrabatt (nur bis 30.04.!!)
Wir gewähren einen Frühbucherrabatt in Höhe von 15% (zzgl. AE).
- Dieses Angebot gilt bei Buchung bis 30.04.2026
- Der Rabatt gilt als Sonderrabatt.
- Es kann zusätzlich AE gewährt werden.
- In den Angeboten bitte vermerken: Der Frühbucherrabatt gilt bei Auftragserteilung bis zum 30.04.2026.
# Vorprogrammlängen Prüfung
Neu in 2026:
Im OA Alltours in DDF (147000) haben wir in 2026 eine Vorprogrammlänge von 90s, welche nicht ohne Genehmigung/Rücksprache überschritten werden darf.
Wir haben bei jedem OA eine individuelle Vorprogrammslänge, die wir nicht überbuchen dürfen, da es sonst zu einer Gutschrift führt.
Um dies zu prüfen, muss bei jeder Planerstellung (bevor das Angebot gezogen wird!) manuell geschaut werden, ob für den betreffenden Zeitraum in den eingeplanten OA Kinos noch Kapazitäten im Vorprogramm existieren.
**Was muss getan werden?**
- PowerBI Abfrage öffnen: [WCD - Open Air – Power BI](https://app.powerbi.com/groups/me/apps/cbc44eb6-e470-4570-9878-0b071780d7b3/reports/5835d7b6-36c0-4148-8bea-99a78d84d28d/8453c2fa5aae2b26e7f2?experience=power-bi)
- Nur die Pläne berücksichtigen, die im Status "Auftrag/Freigabe" oder "Gebucht" stehen.
- Dann werden Euch die noch verfügbaren Sekunden der Einzelnen OAs auf Wochenebene angezeigt.
- Farblegende:
- grün = Sek die noch verfügbar sind je Vorstellung (>0 Sek).
- rot = Überbuchung (<0 Sek)
[](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2025-06/l8VcTmI19tdR7KBW-image.png)
- Sollte ein OA im roten Bereich sein (= Vorprogramm ist bereits überbucht) oder grün angezeigt, jedoch die angegebenen "noch verfügbaren Sekunden" kleiner als die gebriefte Spotlänge sein, so müsste dieses komplett rausgenommen oder in den betreffenden Wochen ausgeschlossen werden.
- Unten rechts kann auf die gebriefte Sekundenlänge vorgefiltert werden, so dass nur noch die OAs angezeigt werden, die weniger Sekunden im Vorprogramm verfügbar haben (Achtung: Hierbei spielt die Farbe keine Rolle. Grün zeigt nur an, dass mehr als 0 Sek zur Verfügung stehen). [](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2025-06/RMneu2rSUk3lg8o6-image.png)
- Diese Prüfung muss sowohl bei Angebotserstellung sowie auch wenn der Plan eigebucht/beauftragt wird erfolgen.
- Wenn bei Auftragserteilung ein OA im roten Bereich ist, oder die Spotlänge die gebucht wurde nicht mehr reinpasst (Stichwort: First come, first serve), so müssen wir die Veranstaltung/KW ausschließen, wodurch sich das eingebuchte Volumen (€) reduziert. In diesem Fall muss diese Info an den Sales (die Agentur/den Kunden), bestenfalls direkt mit einem Lösungsvorschlag zum reinvestieren des freiwerdenden Budgets.
**Was passiert wenn wir über buchen?**
- Bei einer Überbuchung des Vorprogramms entscheidet sonst das Inventory willkürlich, welcher Spot rausgenommen wird, um das Vorprogramm auf die erlaubte Länge runter zu kürzen.
- In diesem Fall gibt es keine Meldung vom System an uns, so dass wir direkt das "verloren gehende" Budget anders einsetzen könnten. Dies ist für uns erst dann für uns ersichtlich, sobald die Endrechnung mit einer Gutschrift ausgestellt wird (wie bei Ausfällen von Veranstaltungstagen).
# Forecast
Wir bitten Euch den Forecast für Open-Air Angebote mit zu pflegen.
Bitte sendet Eure Angebote immer auch an Sam und Claudia und tragt Eure Angebote bitte hier in die Datei "Forecast OA 2025" mit ein:
[W:\\WW\\Deutschland\\P&C\\01\_Open Air\\2026](W:%5CWW%5CDeutschland%5CP&C%5C01_Open%20Air%5C2026 "W:\WW\Deutschland\P&C\01_Open Air\2026")
Wichtig ist für uns die Spalte "K" mit Bemerkungen. Wenn es z.B. ein Vergleichsangebot von EDGAR gab oder die Planung abgesagt wurde mit Begründung oder oder oder.
Georg kann uns zwar den Angebotsstatus ziehen, aber nicht die Begründungen / Bemerkungen, die Ihr von Kunde/Agentur/Tandem-Partnerin erhaltet.
DANKE!
# Belegungsübersicht
Die tatsächliche Laufzeit pro Veranstaltung ist bei Angebotserstellung nicht sichtbar. Es ist lediglich ein Gesamt-Zeitraum auszuwählen. Der Kunde sieht auf dem Angebot jedoch nicht, in wie vielen Veranstaltungen in welchen Wochen er on air wäre.
Seit 2025 haben wir die Funktion uns die Kreuzchenpläne für extern über PowerBI zu ziehen: [WCD - Open Air – Power BI](https://app.powerbi.com/groups/me/apps/cbc44eb6-e470-4570-9878-0b071780d7b3/reports/5835d7b6-36c0-4148-8bea-99a78d84d28d/90eebb0a040e522b34d2?experience=power-bi)
Diese Funktion geht nur bei Plänen ab Angebotsstatus und erst am Folgetag ab 14 Uhr nach Ziehung des Angebots.
[](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2026-01/QwwgnAWOrTsCCOgr-image.png)
**Anleitung:**
1. Unter Plandefinition>>Open Air Planung>>Vorschau gebt ihr unter "Plan & PlanNr" Eure Plan ID ein
Hinweis:
Ihr solltet hier die Pläne finden können, die am Vortag oder früher in Dudiki in den "Angebot" Status gestellt wurden. Falls nein kann es sein, dass der Import noch nicht durch ist. Dieser findet (Stand 22.01.26) jeden Tag um 14 Uhr statt.
Oben rechts könnt Ihr in PowerBI sehen, wann der letzte Import statt gefunden hat - im Screenshot war dies z.B. am 21.01.2026.
2. Geht auf Plandefinition>>Open Air Planung>>Export und klickt oben rechts auf die 3 Punkte und dann auf "Daten exportieren" [](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2026-01/Hh9OXcoAumEl5XPS-image.png)
# Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung
Vereinzelt wünschen sich Kunden/Agenturen eine Übersicht der Kosten je Veranstaltung und/oder Woche.
Wenn Ihr einen Plan angelegt und den CPV berechnet habt, dann könnt Ihr unter "Planzahlen" und den Button "Saalkosten" Euch eine Excel ziehen. Diese Excel muss dann als Pivot aufbereitet werden:
- - In der Excelliste auf "Einfügen >> PivotTable" klicken.
- Es öffnet sich ein kleines neues Fenster, in dem der Bereich automatisch definiert wird - hier muss nichts ausgefüllt werden sondern nur auf OK geklickt werden. [](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2024-04/VMnFPi6iwJxHPTHl-image.png)
- Es öffnet sich ein neues Arbeitsblatt, wo im rechten Bereich "PivotTable Felder" nun die Pivot erstellt wird. Hier zieht Ihr Euch "Woche" in "Spalten", "Ort" + "Centernummer" + "Saalname" in "Zeilen" und "Brutto1" in "Werte".
[](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2024-04/hNVvPsV0fnsuRQbE-image.png)
- Damit Euch die Bruttowerte als "€"-Werte angezeigt werden, müsst Ihr die entsprechenden Zellen markieren und in das Buchhaltungsformat umformatieren.
- Dann könnt Ihr unter "Entwurf"
- die "Teilergebnisse" nicht anzeigen lassen - WENN den Kunden die Gesamtkosten pro Ort nicht interessieren
- die "Gesamtergebnisse" nur für Spalten/Zeilen anzeigen lassen - WENN den Kunden die Gesamtkosten pro Veranstaltung oder pro Woche nicht interessieren
- das "Berichtslayout" im "Tabellenformat" anzeigen lassen - so ist es etwas übersichtlicher dargestellt.
- -
- Am Ende sieht die Tabelle dann wie folgt aus: [](https://weischer-library.net/uploads/images/gallery/2024-04/HvETl11QI5uevPeL-image.png)
# Budget-Anpassung
Sollte der Kunde ein Briefing-Budget haben, welches für das passende Angebot zu niedrig ist, gibt es 2 Möglichkeiten:
1\. In der Center-Übersicht in der Spaltenübersicht die IVW mit hinzuwählen und anhand dieser ggf. in einem Ort eine von mehrere Veranstaltungen herauslöschen. Hohe IVW = teure Veranstaltung / Niedrigere IVW = günstigere Veranstaltung.
In diesem Fall sollte man nun nicht alle der Top-Veranstaltungen herauslöschen, aber ggf. z.B. in Berlin einmal schauen ob man wirklich alle 9 Veranstaltungen auswählen muss.....
2\. über "Ausschlüsse" einzelne Wochen einzelner Veranstaltungen auszudünnen, um das Budget entsprechend anzupassen.
3\. über Saalkosten-Übersicht (sh. [Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung](https://weischer-library.net/books/open-air/page/kostenubersicht-je-wocheveranstaltung))
# Ausschlüsse nach Duplizieren manuell aktualisieren
Beim duplizieren von Open Air Plänen (z.B. im Rahmen von Re-Briefs) müssen die Ausschlüsse manuell aktualisiert werden, damit immer die aktuellen Öffnungs- und Schließzeiten der jeweiligen Veranstaltungen greifen.
Hintergrund:
Die Ausschlüsse ziehen sich beim Erstellen von OA-Plänen immer von allein, da es sich um die Tage handelt, an denen die jeweiligen Veranstaltungen geschlossen sind.
Leider übernimmt Dudiki beim Duplizieren eines alten Plans die Ausschlussinfos 1zu1 aus dem alten Plan + ergänzt um neue Infos.
Somit sind zum Teil veraltete Schließungstage enthalten, an denen zwischenzeitlich die Veranstaltung doch einen Spieltag gemeldet und somit geöffnet hat.
Fazit: es geht uns wertvolles Budget flöten!
Daher bitte immer wie folgt vorgehen:
- Plan duplizieren, Anpassungen vornehmen, Plan speichern
- Ausschlüsse komplett rauslöschen, Plan speichern (à dabei ziehen sich die aktuellen Schließ-Infos automatisch und es sind nur noch die aktuellen Schließungstage enthalten)
# Keine kontaktbasierten Pläne als Basis nehmen
Wenn ein OA Angebot ergänzend zu einem kontaktbasierten klassischen Plan erstellt werden soll, bitte den kontaktbasierten Plan **nicht** duplizieren und auf OA umschreiben.
Hier passieren sonst immer systemseitig die verrücktesten Bugs (Übernahme von Filmauswahl...).
# Top Veranstaltungen
Es gibt einige Top-Veranstaltungen im Open-Air Bereich.
Dabei handelt es sich um besucherstarke Veranstaltungs-Magneten, die immer gut besucht sind und auch bei Kunden/Agenturen häufig angesagt sind!
**Neu definierte Top 10 Veranstaltungen in Abstimmung mit Holger und WCP.**
**Super 8 gibt es aktuell noch keine Info und somit auch nicht zu den Filmnächten in Dresden (DER Top 1 Veranstaltung)**
**Gelb markierte Orte und Veranstaltungen sind Schlemm Veranstaltungen. Bzgl. Stuttgart gibt es gerade noch Unstimmigkeiten, wäre aber in jedem Fall eine der Top Veranstaltungen mit dem Mercedes Benz Museum und sollte - sobald planbar - in einem Briefing für die Top Veranstaltungen nicht fehlen. (Status 26.03. Claudia)**
Berlin – Friedrichshain - WCP
Berlin – Kreuzberg - WCP
Berlin – Rehberge – WCP
München – Kino Mond & Sterne – WCP
Düsseldorf – Alltours – WCP
Hamburg – Sternschanzenpark (3 Leinwände neu 2025) - WCP
Frankfurt – Freiluftkino – WCP
Köln – Naturstrom ist unsere Empfehlung (hat höhere IVW und mehr durchschnittliche Sitzplätze als Cinenova) – Schlemm
Stuttgart – Mercedes Benz Museum – Schlemm
Duisburg – Landschaftspark – Schlemm
**Zum reinkopieren in Dudiki:**
| 747000 |
| 147000 |
| 831300 |
| 279800 |
| 287500 |
| 375900 |
| 365800 |
| 283000 |
| 252900 |
| 716000 |
**ALT**
2024 haben wir diverse dieser Veranstaltungen bei uns in petto und können diese über Weischer oder Schlemm - also auf jeden Fall aus einem Guß der DuDiKiApp anbieten. Es ist nicht mehr notwendig "werbefrei" für die Hinzunahme der Super8/Top Standorte, da wir fast alle direkt dieses Jahr unter Vertrag haben.
Top 10 Veranstaltungen:
1. Dresden, Filmnächte – weiterhin bei Super 8 – aktuell nicht buchbar
2. **Düsseldorf, Alltours – über WCP **
3. Dortmund, Seebühne Westfalenpark – Info folgt
4. **Berlin, Friedrichshain – WCP – über DuDiKi plan- und buchbar**
5. **Berlin, Rehberge – WCP – über DuDiKi plan- und buchbar**
6. **Hamburg, Sternschanzenpark – über DuDiKi plan- und buchbar**
7. **München, Kino Mond & Sterne – über DuDiKi plan- und buchbar**
8. **Duisburg, Stadtwerke – über DuDiKi plan- und buchbar**
9. **Berlin, Kreuzberg, über DuDiKi plan- und buchbar**
10. Chemnitz, Filmnächte – weiterhin bei Super 8 – aktuell nicht buchbar
# Wording Open Air bzgl. TOP (Super8) Standorte
Wie schon im vergangenen Jahr (2024) haben wir keinen direkten Zugriff auf Super 8 Veranstaltungen.
Wir haben für uns einen definierten Top 10 Kinopark und dieser ist aktuell in der Abstimmung zwischen Claudia, Sam, WCP und Holger.
STatus: 25.03.