Angebotserstellung

Die Angebote werden in der Buchungsvorlage "Open-Air" und als Cinema Week erstellt. Bei jedem Angebotsversand werden Claudia+Sam in CC genommen um den Forecast zu pflegen. 

Buchungsvorlage und Buchungsperiode

Die Buchungsvorlage für Open-Air ist "Open-Air".
Automatisch werden dann die Orte/Veranstaltungen, die in dem ausgewählten Zeitraum stattfinden, angezeigt.

Buchungsperiode ist Calendar Focus. Heißt, auch wenn die Veranstaltungen z.T. lediglich an 2-4 Tagen/Woche stattfinden, so bleibt es bei einer Wochenbuchung. Der Kunde zahlt natürlich nur die Veranstaltungstage!

Alle OpenAir Veranstaltungen sind "Weekly" Kinos und können daher nicht auf Tagesebene gebucht/ausgeschlossen werden.

Konditionen

15% AE: 
Es gilt die Vereinbarung mit Schlemm und W.CP, dass wir für Agenturen 15% AE gewähren.
Bei Agenturen, bei denen ein Commitment besteht, die AE als Cash-Rabatt auszuweisen, ist dies ebenfalls in Ordnung und muss nicht abgestimmt werden.


2% Skonto:
Obliegt immer uns und ist im Endeffekt eine buchhalterische Sache, ob der Kunde fristgerecht zahlt.

Weitere Cash-Rabatte: 
Bei W.CP können die Rabattobergrenzen, sofern eine besteht, aus dem W.CP-Kreuzchenplan (sh. Kreuzchenplan) entnommen werden. 

Bei Schlemm müssen Rabatte über AE+Skonto hinaus von Claudia+Sam je Angebot neu verhandelt werden.
Hierfür bitte vor Versendung der Angebote bitte eine Mail an Claudia+Sam mit folgenden Infos:

In der Regel antwortet Schlemm binnen eines Tages und stellt sich nur selten quer. Falls das Angebot jedoch sehr eilt, kann in Ausnahmefällen ein Angebot mit der Anmerkungen "Konditionen unter Vorbehalt" gezogen werden. 


Bemerkung zu Änderungen


Da sich bei Open Air immer viel und schnell ändern kann hinsichtlich Verschiebungen oder Ausfällen von Veranstaltungstagen, nehmen wir auf jedem Angebot + Auftragsbestätigung die Bemerkung mit auf "Angaben unter Vorbehalt. Änderungen der Veranstaltungen sowie Zeiträume sind möglich."

Belegungsübersicht

Die tatsächliche Laufzeit pro Veranstaltung ist bei Angebotserstellung nicht sichtbar. Es ist lediglich ein Gesamt-Zeitraum auszuwählen. Der Kunde sieht auf dem Angebot jedoch nicht, in wie vielen Veranstaltungen in welchen Wochen er onair wäre.

Deshalb ist eine zusätzliche Belegungsübersicht elementar wichtig bei Angebotserstellung. 

Das Standart-Prozedere:
Dem Kunden/der Agentur werden mit dem Angebot die Zugangsdaten zu dem Kundenreporting zugesendet.
Denn hier sieht der Kunde/die Agentur, sobald ein Angebot gezogen ist, die Infos zum Plan im Kundenportal. Die Belegungsübersicht ist dann unter "Belegung" im Portal zu finden und kann als Excel Liste extrahiert werden.
Beispiel: image.png

Ausnahme: Da es einige Agenturen gibt, die das Kundenportal nicht nutzen und statt dessen eine extrahierte separate Excelliste erhalten, können diese den Belegungsplan ebenfalls in der o.g. Ansicht als xls. Datei gezogen bekommen. Hierfür wenden sich die Sales an den jeweilige/n Planer/in, die aus dem Kundenportal die Belegungsübersicht ziehen. 

Budget-Anpassung

Sollte der Kunde ein Briefing-Budget haben, welches für das passende Angebot zu niedrig ist, gibt es 2 Möglichkeiten: 

1. In der Center-Übersicht in der Spaltenübersicht die IVW mit hinzuwählen und anhand dieser ggf. in einem Ort eine von mehrere Veranstaltungen herauslöschen. Hohe IVW = teure Veranstaltung / Niedrigere IVW = günstigere Veranstaltung. 

In diesem Fall sollte man nun nicht alle der Top-Veranstaltungen herauslöschen, aber ggf. z.B. in Berlin einmal schauen ob man wirklich alle 9 Veranstaltungen auswählen muss.....

2. über "Ausschlüsse" einzelne Wochen einzelner Veranstaltungen auszudünnen, um das Budget entsprechend anzupassen.

3. über Saalkosten-Übersicht (sh. Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung)

Processing Fee

Analog zum Screen Focus bitte die Schwelle für die kostenfreie PF bei 100 T€ Volumen ansetzen.

Bei paralleler klassischer Kampagne bitte beide Angebote zusammenfassen und ein PF Angebot erstellen bzw. bei entsprechend hohem Volumen die PF als kostenfrei integrieren. 

Vorab klären, ob im klassischen und Open-Air Bereich der gleiche Spot zum Einsatz kommt. 

Top Veranstaltungen

Es gibt einige Top-Veranstaltungen im Open-Air Bereich.

Dabei handelt es sich um besucherstarke Veranstaltungs-Magneten, die immer gut besucht sind und auch bei Kunden/Agenturen häufig angesagt sind!

2024 haben wir diverse dieser Veranstaltungen bei uns in petto und können diese über Weischer oder Schlemm - also auf jeden Fall aus einem Guß der DuDiKiApp anbieten. Es ist nicht mehr notwendig "werbefrei" für die Hinzunahme der Super8/Top Standorte, da wir fast alle direkt dieses Jahr unter Vertrag haben. 

Top 10 Veranstaltungen:

  1. Dresden, Filmnächte – weiterhin bei Super 8 – aktuell nicht buchbar
  2. Düsseldorf, Alltours – über WCP
  3. Dortmund, Seebühne Westfalenpark – Info folgt
  4. Berlin, Friedrichshain – WCP – über DuDiKi plan- und buchbar
  5. Berlin, Rehberge – WCP – über DuDiKi plan- und buchbar
  6. Hamburg, Sternschanzenpark – über DuDiKi plan- und buchbar
  7. München, Kino Mond & Sterne – über DuDiKi plan- und buchbar
  8. Duisburg, Stadtwerke – über DuDiKi plan- und buchbar
  9. Berlin, Kreuzberg, über DuDiKi plan- und buchbar
  10. Chemnitz, Filmnächte – weiterhin bei Super 8 – aktuell nicht buchbar

Wording Open Air bzgl. Super8 Standorte (2024 nicht notwendig!)

Wie bereits schon von Holger mitgeteilt, haben wir in diesem Jahr keine Vermarktungskooperation mit Super8 hinsichtlich derer OpenAir Kino Standorte. 

Sollte der ein oder andere Kunde/Agentur danach fragen, wie bspw. nach dem Standort Dresden, so könnt ihr folgendes antworten:

In diesem Jahr sind nicht alle Standorte in unserem Deutschlandweit größten OpenAir-Paket enthalten. 

Daher bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir die Vorstellungen in XXX leider nicht anbieten können.

Wir hoffen sehr, dass wir Ihnen im kommenden Sommer wieder alle gewünschten Veranstaltungsorte 

anbieten können.“

Kostenübersicht je Woche/Veranstaltung

Vereinzelt wünschen sich Kunden/Agenturen eine Übersicht der Kosten je Veranstaltung und/oder Woche. 

Wenn Ihr einen Plan angelegt und den CPV berechnet habt, dann könnt Ihr unter "Planzahlen" und den Button "Saalkosten" Euch eine Excel ziehen. Diese Excel muss dann als Pivot aufbereitet werden:

Ausschlüsse nach Duplizieren manuell aktualisieren

Beim duplizieren von Open Air Plänen (z.B. im Rahmen von Re-Briefs) müssen die Ausschlüsse manuell aktualisiert werden, damit immer die aktuellen Öffnungs- und Schließzeiten der jeweiligen Veranstaltungen greifen.

Hintergrund:
Die Ausschlüsse ziehen sich beim Erstellen von OA-Plänen immer von allein, da es sich um die Tage handelt, an denen die jeweiligen Veranstaltungen geschlossen sind.
Leider übernimmt Dudiki beim Duplizieren eines alten Plans die Ausschlussinfos 1zu1 aus dem alten Plan + ergänzt um neue Infos. 
Somit sind zum Teil veraltete Schließungstage enthalten, an denen zwischenzeitlich die Veranstaltung doch einen Spieltag gemeldet und somit geöffnet hat.

Fazit: es geht uns wertvolles Budget flöten!

 Daher bitte immer wie folgt vorgehen: