Abwicklung

• Next Steps bei Auftragseingang
• Änderungen im laufenden Plan
• AB nach Beendigung ziehen
• Übersicht Ausfälle Power BI

Next Steps bei Auftragseingang

Bei Auftragsbestätigung des Kunden/der Agentur bitte folgende Schritte beachten:

1. Bevor die AB gezogen wird, einmal die Vorprogrammlänge überprüfen, ob wir noch Kapazitäten in den belegten Kinos haben (sh. Vorprogrammlängen-Prüfung) 
2. ABs werden ganz normal wie die der klassischen Leinwand versendet. Jedoch muss der Part mit dem Kundenportal gelöscht werden, da die OA Pläne nicht für das Kundenportal freigeschaltet werden - da hier die falschen Kontakte abgebildet werden, die wir seit 2025 ausblenden sollen.
3. Forecast pflegen - liegt auf der Oberfläche dieses Ordners: \\intern.weischer.net\data\Business\WW\Deutschland\2026\Allgemeines\01_Open-Air 2026
4. Bitte nach Versendung der AB Mail an Extern, die AB + Liste der betreffenden Schlemm Häuser (im Plan unter "Center" die Spalte "Betreiber" nach "Schlemm" filtern und als XLS wie folgt aufbereitet: 20250617_Belegung OA Schlemm_Mazda.xlsx) an Claudia+Sam mit Eckdaten (Zeitraum, Spotlänge, gewährte Rabatte) senden.
   

Änderungen im laufenden Plan

• Sollte es während einer gebuchten Kampagne zu Änderungen im Auftrag kommen, z.B. weitere Säle mit auswählen oder weitere Veranstaltungen mit hinzugenommen sollen - muss ein neuer Plan angelegt und freigegeben werden. Es kann bei fixen Plänen ab "Angebot" Status nicht mehr händisch verändert werden!
  
  
• Nachdem eine OA Kampagne gebucht wurde, kommt es immer wieder zu Terminverschiebungen oder ganzen Ausfällen von Veranstaltungen (z.B. aufgrund schlechten Wetters).
  • Wenn wir frühzeitig Infos zu Änderungen/Ausfälle vorliegen haben und im System angepasst wurden, dann haben diese auch einen Einfluss auf beauftragte/gebuchte Pläne. Heißt es ändern sich automatisch die Werte in Dudiki (rechte Seite). Was sich hier geändert hat sollte in diesen Fällen unter "Stammdatenänderungen" hinterlegt sein.
    
    
  • Sollten Änderungen oder Ausfälle kurzfristig oder erst nachträglich gemeldet werden - z.B. weil das Wetter zu schlecht war - so finden sich diese Änderungen/Ausfallinfos auf der 2. Seite der Endabrechnung nach Abschluss der Kampagne wieder. 
    
    
  • Daher ist es wichtig, dass sobald die Kampagne durch ist, eine neue AB zu ziehen und dem Sales/Kunden zu schicken, da hierauf die Abrechnungen basieren und der Kunde die Rechnungen nachvollziehen kann. 
    
    
    

AB nach Beendigung ziehen

Da es in der laufenden Kampagne stets zu Ausfällen, Verschiebungen von Zeiträumen u.ä. kommt, ändern sich die Bruttokosten fortwährend. 

Wichtig:

• Es wirken sich nur Schließungen/Ausfälle auf die Bruttokosten (= die in der AB bzw. auf der rechten Seite von Dudiki ausgewiesen werden) aus, die VOR Abrechnung dieses betreffenden Leistungszeitraums gemeldet/im System von Data Cinema eingepflegt wurden. z.B. wenn im Montag August das Open Air XYZ statt wie ursprünglich geplant 4 Wochen offen, nur noch 3 Wochen offen ist, so wirkt sich die Änderung hier nur so lange in den Bruttokosten aus, wie die Abrechnung für den Leistungsmonat August noch nicht erstellt wurde. Danach sind diese Kosten-/Veranstaltungsänderungen nur noch unter "Stammdaten" und/oder auf der 2. Seite der Endrechnung (= Gutschrift durch Ausfalltage/Schließungstage) einsehbar. 
  
  
• Es werden keine neu gemeldeten VA-Tage automatisch hinzugefügt, da das System nur Kosten reduzieren kann - jedoch nicht erhöhen (da sonst der Kunde mehr zahlen muss als freigegeben).

Damit der Kunde eine transparente Vergleichsgrundlage der erhaltenen Rechnungen hat, muss eine aktualisierte AB nach Beendigung der Kampagne (kann direkt 1 Tag nach Kampagnenende) gezogen und an den Kunden geschickt werden.
Tipp: Stellt Euch hierfür in Outlook einen kleinen Reminder ein, dass Ihr die AB ziehen und verschicken müsst. 

Übersicht Ausfälle Power BI

Wir haben in Power BI die Möglichkeit uns anzeigen zu lassen, welche Änderungen nach Auftragsbestätigungsversand zu Budgetreduzierungen geführt haben.